Produse

Program parc auto

Descriere

CFMS - Program parc auto este un software de management flota auto. Este dezvoltat conform cerintelor specifice pietei din Romania, si se adreseaza inclusiv parcurilor de masini care intra sub incidenta ordinului 14/1982. Aplicatia gestioneaza cheltuielile generate de parcul de masini, grupate pe societatile din cadrul grupului, departamente, centre de cost, locatii. Avertizeaza expirarea reviziilor, contractelor, asigurarilor, rovinietelor. Contine modulul de cereri, astfel incat cheltuilile sa se poata efectua doar in baza aprobarilor date de fiecare department avizat in parte. Ofera o imagine clara, de ansamblu si in timp real asupra tuturor proceselor necesare derularii activitatii de transport.



Introducere

CFMS - Program parc auto este un software de management flota auto, care vine in intampinarea cerintelor managerilor companiilor in care veniturile/ cheltuielile cu parcul auto trebuie evidentiate si analizate in detaliu.
Ofera: eficienta, productivitate, posibilitati de urmarire si control.
Asigura importul si prelucrarea datelor (flota, alimentari, reparatii, asigurari) din fisiere excel .
Este o aplicatie care ofera o mai buna evidenta asupra activitatii de transport intern si international, atat din punct de vedere managerial, cat si financiar.
Este dezvoltat conform cerintelor specifice pietei transportatorilor din Romania si gestioneaza cheltuielile generate de parcul de masini, grupate pe societatile din cadrul grupului, departamente, centre de cost, locatii.
Avertizeaza expirarea reviziilor, contractelor, asigurarilor, rovinietelor.
Contine modulul de cereri, astfel incat cheltuielile sa se poata efectua doar in baza aprobarilor acceptate de fiecare departament avizat in parte.
Ofera o imagine clara, de ansamblu si in timp real asupra tuturor proceselor necesare derularii activitatii de transport.



Prezentare

  • Se importa din EXCEL  parcul de masini si istoricul acestora
  • Controleaza costurile, acesta fiind un prim pas pentru reducerea si bugetarea lor
  • Orice  cheltuiala poate  fi facuta in baza unei cereri, daca cererea a fost  aprobata. Pentru aprobare, cererea poate parcurge un traseu ierarhic prestabilit
  • Cheltuielile introduse se pot  marca pentru  refacturare sau decontari ulterioare
  • In CFMS  resursele alocate, atat materiale cat si umane se pot urmari  pe centre de cost
  • Pontajul soferilor poate fi detaliat pe ore de noapte, ore suplimentare, zile de week-end sau zile sarbatoare
  • Aplicatia are un sistem  de securitate  unde se pot seta grade de acces  pentru fiecare utilizator in parte
  • Datele  de la furnizorul de combustibil, care contin alimentarile parcului auto, se pot importa direct in aplicatie
  • Atentioneaza  expirarea reviziilor, itp-ului, contractelor de leasing, autorizatii de transport, truse medicale si stingatoare, cat si orice alta actiune sau document  de care utilizatorul doreste sa fie notificat 
  • Actualizarea cursului valutar se face automat
  • CFMS  ofera posibilitatea  gestionarii mai multor parcuri auto. In cazul acesta se pot genera si rapoarte consolidate
  •  In orice moment, se poate vizualiza  imaginea exacta a intregii flotei sau a unei parti din aceasta, in functie de anumite criterii de filtrare (departament, centru de cost, locatie, beneficiar, marca masina), sau a unei singure masini.
  • Toate rapoartele de cheltuieli sunt  exprimate si in EURO/$
  • Exista posibilitatea  raportarilor prin internet
  • Datele pot fi importate din Excel
  • Datele pot fi exportate in Excel si PDF
  • Implementarea este rapida datorita interfatei simple si intuitive
  • Aplicatia se poate integra (importa date) cu sisteme de navigatie GPS 
  • CFMS  se integreaza cu cateva  aplicatii ERP
  • Trateaza istoricul furnizorilor si documentatia useri-lor CFMS in coformitate cu ISO9001



Sectiuni

Nomenclatoare
  • Masini - contine toate datele din talon, proprietarul, beneficiarul, departamentul, centrul de cost, locatia, marca/tip, categorie masina, date achizitie si inmatriculare, cod card benzina, istoricul utilizatorilor pe o masina, cota combustibil sau km, consum normat, remorca, planuri de revizii si notificari speciale, cheie de rezerva, dosar electronic cu poze ale masinii si documentelor acesteia
  • Terti - contine informatii despre clienti si furnizori (de piese, de reparatii, de asigurari, masini, leasing etc)
  • Utilizatori - contine toate informatiile despre angajati, in principal despre soferi (cod card si toate datele personale, dosarul electronic al acestora, cu posibilitatea avertizarilor in ceea ce priveste expirarea unor documente: carte identitate, pasaport, carnet conducere etc)
Foi Parcurs
  • Centre de cost beneficiari - contine detaliile centrelor de cost (cod, denumire, locatie, zona), iar in functie de specificul companiei acestea pot fi: puncte de lucru, santiere, curse regulate, alte puncte de interes
  • Curse Regulate - se foloseste de catre companiile de transport calatori pentru definirea parametrilor curselor regulate si frecventa acestora, in vederea stabilirii disponibilitatilor materile (masini, autocare) si umane
  • Foi Parcurs - aceste model de foi de parcurs este folosit in general pentru autoturisme, deoarce contine mai putini parametri in calcularea consumului normat si anume: categorii de drum, coeficient de anotimp si coeficient urban
  • Foi Parcurs Calatori - acest model este specific transportului de calatori
  • Foi Lucrari/Transport - in plus fata de "foile de parcurs" consumul normat mai tine cont de: gradul de incarcare, coeficientul de remorca, orele de climatizare, orele de functionare in regim special (valabil pentru macarale sau alte utilaje speciale)
  • Foi Utilaje - sunt specifice utilajelor care au un consum orar de combustibil
  • Grafic Disponibilitati Masini - este reprezentarea grafica a disponibilitatii flotei auto
  • Grafic Disponibilitati Soferi - este reprezentara grafica a personalului disponibil
Cheltuieli
  • Reparatii/Alte Cheltuieli - se pot urmari si introduce cheltuielile pentru fiecare masina, reparatiile (diferentiate pe categorii: piese, manopera, lubrifianti, anvelope, reparatii, intretinere, daune, taxe, accidente culpa comuna etc)
  • Alimentari - evidentiaza alimentarile importate sau cele introduse manual cat si restul in rezervor de la sfarsitul lunii
  • Contracte - acesta sectiune cuprinde: RCA, CASCO, roviniete, licente de transport, contracte de leasing, contracte de inchirieri
  • Plati - in cazul platii in rate sau partiale a cheltuielilor/ reparatiilor/ contractelor, aceste pot fi urmarite dupa scadenta si nr. de factura sau contract
  • Cereri cheltuieli - daca este necesar, cheltuielile se pot efectua doar in baza unor cereri de cheltuieli aprobate Aprobarea este data de toti  utilizatorii configurati in traseul prestabilit al acestei cereri
  • Solicitari - acest meniu se foloseste de catre companiile de fleet management in conformitate cu ISO 9001, pentru a evidentia timpul de raspuns si alte date statistice referitoare la solicitarile clientilor
Alte Operatii
  • Facturi - pentru  companiile de tip fleet management, generarea facturilor lunare se face automat, in baza  tipurilor de abonamente si a listelor de pret prestabilite pe fiecare client in parte. La fel si facturile de refacturare sau decontare. Introducerea facturilor se poate face si manual, in cazul in care exista alte tipuri de venituri aferente parcului auto.
  • Incasari - dupa emiterea facturii si introducerea incasarilor,  debitele si termenele  scadente pot fi tinute pe fiecare client si/ sau factura
  • Avansuri spre decontare - ofera o imagine clara a sumelor ridicate si decontate sau in curs de decontare pe fiecare salariat



Utilitare

  • Actualizare automata curs valutar
  • Importul automat al alimentarilor de la furnizorii de combustibil
  • Importul fisierelor excel deja existente cu nomenclatorul de masini sau diverse evidente
  • Posibilitatea de a schimba societatea sau de a transfera masinile cu tot istoricul lor de pe o societate pe alta
  • Gestioneaza drepturile de acces si operatiunile asupra bazelor de date
  • Calcularea automata a restului in rezervor la sfarsitul lunii,  in functie de alimentari si consumul normat.



Rapoarte

In acest moment in CFMS - Program parc auto sunt peste 60 de rapoarte.Toate raportele au modul de filtrare customizabil, se pot exporta in Excel sau PDF, se pot transfera usor in portalul web de rapoarte. Ele sunt impartite astfel:
  • Masini: fisa tehnica, fisa masinii, situatia cheilor de rezerva, comenzi, achizitii masini etc.
  • Angajati: fisa angajat, avansuri, comenzi, trasee soferi etc.
  • Cheltuieli: sumare, detaliate, pe masini, reparatii pe masini, cheltuieli lunare sau pe o anume perioada
  • Consumuri: sumare, analiza detaliata, alimentari pe masina sau pe furnizori, export consumuri etc.
  • Contracte: analiza scadenta contracte, asigurari pe furnizori etc
  • Foi de Parcurs: analiza sumara si detaliata cheltuieli pe foi de parcurs, analize pe centre de cost beneficiari, resurse alocate pe centre de cost beneficiari, situatia centralizata a activitatii, centralizatoare sumare si detaliate foi de parcurs
  • Manageriale: avertizari la o anume data, plati catre furnizori, costul pe km, rentabilitate masini, analiza foi de parcurs, costuri pentru anumite centre de cost, buget cheltuieli